Kopietje paspoort van een ingeschreven uitzendkracht

Een organisatie mag alleen in uitzonderlijke gevallen een kopie of scan maken van iemands identiteitsbewijs. Vóór 1 januari 2018 was het zo dat bij de inschrijving van een uitzendkracht slechts die gegevens mochten worden verwerkt die nodig waren voor de arbeidsbemiddeling. Dit betekende dat louter basale gegevens, zoals onder meer NAW-gegevens en de relevante werkervaring, ten behoeve van de arbeidsbemiddeling mochten worden verwerkt. Een kopie of scan van een identiteitsbewijs van een werkzoekende mocht uitdrukkelijk niet worden gemaakt, omdat hier geen grondslag voor bestond. De identiteit van een werkzoekende mocht slechts worden gecontroleerd door de persoon te vragen zijn identiteitsbewijs te tonen.

Wat is er veranderd?

Met de Verzamelwet SZW 2018 - die grotendeels met ingang van 1 januari 2018 in werking is getreden - is hier echter verandering in gekomen. Na artikel 7b van de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (‘Waadi’) is namelijk per 1 januari 2018 een artikel ingevoegd. Op grond daarvan is het mogelijk om voorafgaand aan de terbeschikkingstelling of arbeidsbemiddeling een afschrift van een identificatiedocument (of vreemdelingendocument) in de loonadministratie op te nemen.

Dit afschrift mag zolang worden bewaard als noodzakelijk is voor de vaststelling van de identiteit van een werkzoekende, maar uiterlijk tot vier weken nadat het afschrift in de loonadministratie is opgenomen. Voorgaande verplichting tot verwijdering geldt uiteraard niet indien er een arbeidsovereenkomst tot stand komt tussen de uitzendorganisatie en de werkzoekende, omdat de verwerkingsgrondslag in dat geval voortvloeit uit de Wet op de loonbelasting (artikel 28 lid 1 sub f).

Privacywetgeving

De (strikte) privacywetgeving over het verwerken van persoonsgegevens in de uitzendbranche wordt hiermee enigszins soepeler en wellicht ook praktischer uitvoerbaar. Door deze wijziging kan er tevens een stuk sneller worden geschakeld door uitzendorganisaties, omdat op voorhand de identiteit van een werkzoekende al is vastgesteld (en dit dus niet op het moment van arbeidsbemiddeling hoeft plaats te vinden).

Neem voor meer informatie contact op met (één van) de advocaten van Pellicaan Advocaten.